Forutsatt korrekt innkalling, plikter begge parter å være representert på befaringen. Uteblir en av partene uten gyldig grunn, kan den møtende part foreta befaringen alene (pkt. 32.3, 1. ledd). Protokollen vil da formelt sett ha virkning som en ordinær protokoll fra overtagelse.
«Aktsom befaring»
Partene skal gå en “aktsom befaring” (pkt. 32.3, 2. ledd). Det innebærer at oppdragsgiver plikter å påpeke de feil, mangler og gjenstående arbeider som han ved en aktsom befaring registrerte eller burde registrere. Forhold som ble registrert eller burde blitt registrert på en slik befaring, men som ikke er nedfelt i overtagelsesprotokollen, anses som akseptert av oppdragsgiver og kan senere avvises som prekludert (pkt. 32.4, b).
Kontrollen skal også omfatte dokumentasjon fra innregulering og prøving som oppdragsgiver skal ha mottatt i tide, og senest på overtagelsen (pkt. 32.3, 2. ledd, 2. setning). Entreprenøren kan avvise en innsigelse til den mottatte dokumentasjon som ikke er fremkommer av selve overtagelsesprotokollen.
Protokoll fra overtagelsen
Det skal føres en protokoll fra overtagelsen som skal være signert av begge parter (pkt. 32.4). Protokollen skal vise hvem som er til stede, feil, mangler og gjenstående arbeider. Det skal også settes en rimelig frist for utbedring av de protokollerte forhold. Normalt enes partene om utbedringsfristen, men i mangel av annen enighet skal entreprenøren ha en “rimelig frist” til å utbedre de protokollerte forhold.
Dersom det er forhold som oppdragsgiver påberoper seg, men som entreprenøren ikke er enig i, skal dette fremgå av protokollen. Entreprenøren kan også angi hvorfor han ikke aksepterer en merknad fra oppdragsgiver. Det er imidlertid ikke noen krav om dette. Dersom entreprenøren ikke protesterer på en protokollert mangel, anses oppdragsgivers merknad akseptert som en mangel. Forhold som er anført muntlig, men som ikke er tatt inn i protokollen, kan entreprenøren senere avvise som ikke reklamert.
Protokollen skal signeres av alle tilstedeværende og hver av partene skal ha hvert sitt eksemplar. Det kan anbefales å benytte NS 8430 som er en standardprotokoll for overtagelse.
Oppdragsgiver nekter å overta
Oppdragsgiver har rett til å nekte å overta prosjektet dersom det foreligger feil eller det foreligger slikt omfang av gjenstående arbeider at utbedringen vil hindre oppdragsgiver “den forutsatte bruken” (pkt. 32.5, 1. ledd). Det betyr ikke at oppdragsgiver kan forlange ethvert forhold utbedret før formell overtagelse. Han må tåle etterarbeider så lenge utbedringen ikke hindrer den forutsatte bruk.
På samme måte kan oppdragsgiver nekte overtagelse dersom det ikke foreligger innregulering og prøving i den grad dette er så vesentlig at det forhindrer oppdragsgiver å foreta den kontroll han trenger å foreta for å vurdere om arbeidet er kontraktsmessig (pkt. 32.5, 2. ledd).
Dersom oppdragsgiver nekter å overta, inntrer ikke alle de formelle virkninger som følger av en gjennomført overtagelse. Blant annet har entreprenøren da fortsatt ansvaret for ettersyn av bygget eller anlegget – også i det tilfellet nektelsen er uberettiget.
Virkninger av overtagelsen
Manglende protest i protokollen på oppdragsgivers merknader, eller oppdragsgivers nektelse på å overta, er å anses som aksept (pkt. 32.4, 2. ledd). Virkningen av overtagelsen er at eventuell dagmulkt slutter å løpe, reklamasjonsfristen begynner å løpe, fristen til å sende sluttfaktura begynner å løpe og sikkerheten kan nedtrappes (pkt. 32.6).
Ulovlig overtagelse eller del-overtagelse
Oppdragsgiver har ikke anledning til å ta i bruk hele eller deler av prosjektet uten at samtykke er innhentet fra entreprenøren (pkt. 32.8, 1. setning). Det anses imidlertid ikke som urettmessig bruk dersom det er avtalt i kontrakt eller at bruken følger av den fremdriftsplan som det arbeides etter. I alle andre tilfeller er samtykke fra entreprenøren nødvendig for at bruken skal være lovlig.
Tar oppdragiver i bruk deler av bygget eller anlegget uten nødvendig tillatelse, anses dette som kontraktsbrudd (pkt. 32.8, 1. ledd, 2. setning). Dette til forskjell fra NS 3430 hvor overtagelse ved brukelighet var et kontraktsmessig alternativ til en formell overtakelse. NS 8405 har lagt opp til at det alltid skal det holdes en overtagelsesforretning.
Ved uberettiget ibrukstagelse skal entreprenøren reagere med å gi oppdragsgiver en kort frist til å tre tilbake fra den ulovlige bruken, eller eventuelt kreve at det foretas en del-overtagelse (pkt. 32.8, 2. ledd, 3. setning). Dersom oppdragiver ikke trer tilbake fra den urettmessige bruk, går risikoen for hele kontraktsarbeidet over på oppdragsgiver. Dagmulkten slutter å løpe, og reklamasjonsfristen for fullførte arbeider begynner å løpe.
Fristen for å reklamere på feil og mangler på de arbeider som var fullført på tidspunktet for den ulovlige brukstillatelse er 14 dager. For reklamasjoner som ikke er fremkommet innen denne frist gjelder de samme reglene som for reklamasjoner som ikke er fremkommet i overtagelsesprotokoll (pkt. 36.6).
Ordinær del-overtagelse
Ved avtalt del-overtagelse skal det avholdes en overtagelsesforretning for de arbeider som er overtatt etter reglene for ordinær overtagelse. Ved slik del-overtagelse skal det angis hvilke deler av anlegget som overtas og hvor stor andel dette utgjør av kontraktssummen. Det skal dernest sendes et sluttoppgjør på de arbeidene som er overtatt.
