Det borettslag og eierseksjonssameier aller mest ønsker seg av et byggeprosjekt, er at resultatet og prisen skal bli som forventet, men hvordan sikrer borettslaget eller eierseksjonssameiet seg best mot uforutsette kostnader og resultater?
Det er urovekkende å se alle tabbene som begås i byggeprosjekter, tabber som lett kunne ha vært unngått, som fører til andre resultater enn det borettslaget eller eierseksjonssameiet så for seg da prosjektet ble startet opp. Mange sitter igjen med et annet resultat enn de planla og økte kostnader for beboerne. Det er også urovekkende å se at mange av feilene blir gjort etter råd fra konsulenter.
Sett krav til konsuslentens veildening
Borettslag og eierseksjonssameier må bruke konsulenter, men konsulentene må gi informasjon og veilede styrene i forhold den risiko borettslaget eller eierseksjonssameiet tar på seg med de valg konsulenten anbefaler. Jeg ser at det ikke alltid gis nødvendig veiledning. Derfor er det viktig at styrer og medlemmer av styrer selv tilegner seg litt kunnskap om risikofordeling i entreprisekontrakter, kontraktstrukturer og kontraktsvilkår. Desto mer kunnskap man har jo lettere er det å stille de riktige spørsmålene til konsulenten.
Her kan du lese kort om hvordan borettslaget eller eierseksjonssameiet kan sikre seg mot uforutsette kostnader og resultater. Stikkordene er god oppgavebeskrivelse fra forprosjektet, anbudskonkurranse og totalentreprise.
Borettslaget eller eierseksjonssameiet blir byggherre
Når borettslag og eierseksjonssameier inngår avtaler med entreprenører og konsulenter, tar borettslaget eller eierseksjonssameiet på seg rollen som byggherre. Jeg vil derfor når det er hensiktsmessig bruke utrykket byggherre.
Det er hensiktsmessig først å stille det svært sentrale spørsmålet:
- Hvem har ansvar og risiko for at resultatet fungerer og ellers oppfyller lov og forskriftskrav, så som levetid, fuktsikring, bæreevne, brannsikkerhet, lydisolering, og at valgt løsning for øvrig fungerer?
Svaret finner vi ved å lese forprosjektets oppgavebeskrivelse og sette disse opp mot de avtalte kontraktsvilkår.
Forprosjektets beskrivelse av oppgaven som entreprenøren skal løse
Entreprenører løser de oppgaver de blir bedt om å løse. Hva som står i beskrivelsen av oppgaven entreprenøren skal løse er derfor avgjørende for hva entreprenøren plikter å gjøre og derved for om byggherren til slutt får det resultatet byggherren forventer.
Oppgavebeskrivelsen kan i teorien formuleres på to ulike måter, enten som en funksjonsbeskrivelse eller som en konkret angivelse av utførelsesmetode og material/utstyrsvalg. Valget mellom disse formene får direkte konsekvens for fordelingen av risiko i prosjektet.
En beskrivelse av nye vinduer kan for eksempel være «nye brann- og lydklassifiserte vinduer med ventil, lekkert med fargekode hvit, må kunne åpnes fra innsiden». Her beskriver teksten hvilken funksjon vinduet skal ha og visse generelle egenskaper.
I stedet for å fokusere på funksjonen kan beskrivelsen peke på bestemte produkter og utførelsesmåter, for eksempel «vinduer type H-Tre Magnor AT-200 med 2L-15 argon med ventil». Her gir beskrivelsen en nøyaktig oppskrift på hva som skal monteres.
Ved å beskrive bestemt produkt eller utførelsesmetode, tar byggherren selv ansvar og risikoen for at valgte løsning, her det bestemte vinduet, oppfyller gjeldene lov og forskriftskrav. Nøyer byggherre seg med å beskrive funksjonen, må entreprenøren selv velge utførelsesmetode og materialvalg og har ansvaret og risikoen for at resultatet fungerer og for øvrig oppfyller lov og forskriftskrav. Det nevnte vinduet var valgt av byggherren i et byggeprosjekt og montert av entreprenøren. I ettertid viste det seg at vinduet ikke hadde nødvendig brannklassifisering for den aktuelle plassering. Det kunne ikke entreprenøren holdes ansvarlig for.
Borettslag og sameier har normalt ikke nødvendig kunnskap
Det kreves betydelig med byggeteknisk fagkunnskap å vurdere om bestemte utførelsesmetoder eller materialer oppfyller offentligrettslige krav. Borettslag og sameier har normalt ikke slik kunnskap eller erfaring og bør derfor ikke ta på seg ansvaret og risikoen for dette.
Likevel ser jeg gang på gang at beskrivelsen av oppgaven sier detaljert hvilke utførelsesmetoder og materialer som skal brukes. Forklaringen kan noen ganger være at den innleide konsulenten i forprosjektet er detaljfokusert og opplever det enklere å beskrive metode og materialer i stedet for hvilke funksjoner løsningen skal oppfylle. Byggherren kjenner normalt ikke til faren som truer og aksepterer at det blir beskrevet utførelsesmetode og materialer/utstyr. Dermed får byggherren uten å være klar over det ansvar og risiko for at resultatet funger og ellers oppfyller lov og forskriftskrav.
Poenget er; byggherren må ha et bevisst forhold til om oppgavebeskrivelsen skal være funksjonsorientert eller eksplisitt angi utførelsesmetoder og material/utstyrsvalg. Jeg anbefaler funksjonsorienterte beskrivelser.
Anbudskonkurranser
Det å velge riktig entreprenør til jobben er også en nøkkel til suksess. Går entreprenøren konkurs eller utfører arbeidet mangelfullt, innebærer det ofte et tap og økte kostnader for byggherren. Det er derfor viktig å innhente opplysninger om alternative entreprenører, herunder erfaring og kompetanse, kvalitet på arbeidet og pris før entreprenør velges. Til det bruker dere anbudskonkurranser. Det er viktig å være klar over at anbudskonkurranser alltid er underlagt konkurranseregler partene må forholde seg til. Brytes reglene kan det fort oppstå erstatningsansvar for byggherren. Er ikke andre anbudsregler valgt, må partene forholde seg til de ulovfestede anbudsreglene i Norge.
Byggherren kan fritt velge hvilke regler som skal gjelde gjennom anbudskonkurransen, og det gjøres normalt ved at det vises til et sett med anbudsregler. Jeg anbefaler alltid at det vises til Norsk Standard 8410 som er et sett med konkurranseregler som gir byggherre rett til å forhandle med entreprenørene før avtale inngås eller NS 8400 hvor forhandlinger ikke tillates. Hvilket regelsett som er det beste varierer med hvilket oppdrag byggherre ønsker løst. Noen konsulenter anbefaler Borettslag og eierseksjonssameier å vise til regelverket om offentlige anskaffelser. Det blir helt feil og da må det ringe alarmklokker hos styret.
Kontraktsvilkår
Hvilke kontraktsvilkår byggherre skal kreve inntatt i avtalen med entreprenøren er til slutt en konsekvens av den oppgavebeskrivelse som er laget og den kontraktstruktur byggherre har valgt. Det er mange konsulenter som ikke gir eller gir dårlige råd til byggherrene her. Jeg ser i alle fall at mange byggherrer går på smeller fordi det velges feil kontraktstruktur ut fra byggherrens forutsetninger, erfaring og kunnskap og feil kontraktsvilkår ut fra hvilken risikofordeling byggherren ønsker i byggeprosjektet.
Kontraktstruktur
Det finnes to ytterpunkter hva gjelder kontraktstruktur:
1. Byggherrestyrt entreprisemodell
Ett ytterpunkt er at byggherre velger å inngå kontrakt med alle aktører som skal gjøre noe i prosjektet: Byggherre inngår kontrakt med konsulenten, arkitekten, prosjekterende, graveren, mureren, snekkeren, elektrikeren etc. Byggherre tar i en slik kontraktstruktur selv ansvaret for å koordinere alle aktørene gjennom byggeprosjektet og alle aktørene forholder seg til byggherre dersom noe går galt. Denne kontraktstrukturen kalles byggherrestyrt entreprise. Generelt anbefaler jeg aldri denne kontraktstrukturen, selv om den i bestemte situasjoner kan være den mest hensiktsmessige.
2. Totalentreprise eller generalentreprise
Det andre ytterpunktet er at byggherre velger å inngå kontrakt med én entreprenør som får ansvar for alt. Entreprenøren må selv ordne prosjektering, velge utførelsesmetode og material/utstyrsvalg, og inngå kontrakt med nødvendige konsulenter, prosjekterende, underentreprenører og leverandører. En slik kontraktstruktur kalles generalentreprise eller litt unøyaktig hovedentreprise. I en generalentreprise kan byggherre forholde seg til generalentreprenøren dersom noe går galt. Jeg anbefaler generelt at byggherre velger kontraktstrukturen generalentreprise, eller en variant som har mesteparten av fordelene med en generalentreprise i seg.
For å få alle fordelene med en generalentreprise må byggherre lage en funksjonsorientert oppgavebeskrivelse slik at generalentreprenøren faktisk får ansvaret for prosjekteringen, og det kan også bli behov for å transportere avtaler til generalentreprenøren.
Kontraktsvilkår
Når kontraktstruktur er valgt, gir det seg ofte selv hvilke kontraktsvilkår som bør velges. Her er det viktig å være kjent med tre begreper:
- Prosjektering
- Totalentrepriser
- Utførelsesentrepriser
Prosjektering betyr å beskrive oppgaven som skal utføres, lage tegninger og å foreta beregninger og vurderinger opp mot lov og forskriftskrav, så som levetid, fuktsikring, bæreevne, brannsikkerhet, lydisolering, og sikre at valgt løsning for øvrig fungerer.
En totalentreprise er en byggekontrakt hvor entreprenøren i utgangspunktet har ansvaret for prosjektering og utføring av arbeidet som må gjøres. En utførelsesentreprise er en byggekontrakt hvor entreprenøren bare skal utføre det byggherren har prosjektert. Husk at selv i en totalentreprise får byggherren selv fort ansvaret og risiko for den prosjektering byggherre selv har utført, for eksempel ved en oppgavebeskrivelse som fokuserer på utførelsesmetoder og material/utstyrsvalg.
I en generalentreprise velges en totalentreprisekontrakt. Dersom byggherre ønsker å beholde ansvaret for prosjekteringen selv, bør det i stedet velges en utførelseskontrakt.
Avtaleteknikk, vis til standard kontraktsvilkår, ikke lag alle vilkårene selv
Jeg anbefaler at det i avtalen vises til et sett med standardvilkår eller standardkontrakter i stedet for at alle nødvendige kontraktsvilkår skrives inn i selve avtalen. Skal det skrives en totalentreprisekontrakt, vises det til standard kontraktsvilkår for en totalentreprisekontrakt.
I dag er dette nokså enkelt siden det finnes mange standardkontrakter å velge mellom. Noen er ensidig laget av mellomstore eller store entreprenører og presenteres som » generelle leveringsbetingelser» el. Andre er laget av bredt sammensatte utvalg/komiteer og er forsøkt laget slik at begge parters interesser i best mulig grad blir balansert.
Jeg anbefaler normalt å bruke Standard Norge sine standardkontrakter, benevnt Norsk Standard 84xx, eller NS 84xx ol. Disse er meget velutviklede, velprøvde og godt kjent av alle i bygg og anleggsbransjen. Generelt ser jeg ingen argumenter som er tunge nok til å bruke andre kontraktstandarder selv om det kan være riktig i spesielle tilfeller.
Relevante standardene for byggherrer
De mest relevante standardene for byggherrer er:
NS 8407 brukes når det skal inngås avtale om generalentreprise eller totalentreprise, hvor entreprenøren skal ha ansvaret for at resultatet fungerer og ellers oppfyller alle lov- og forskriftskrav. NS 8405 brukes når det skal inngås avtale om utførelsesentreprise, hvor byggherren skal ha ansvaret for dette selv.
Felles for disse kontraktene er at de pålegger partene endel handleplikter for å ivareta sine krav og rettigheter. Dersom partene ikke kjenner disse handlepliktene kan krav og rettigheter fort gå tapt og det er derfor av største viktighet at byggherrene skaffer seg kunnskap om disse handlepliktene før kontrakten signeres.
NS 8406 er også en utførelsesentreprise kontrakt. Den er mindre formell enn NS 8405, med mindre handleplikter som kan føre til tap av krav og rettigheter. NS 8406 gir ikke samme kontroll over kostnadene i prosjektet og må brukes med omhu. Mange entreprenører foretrekker denne fordi den gir større muligheter til å få inn krav om tilleggsbetaling sent i byggeprosessen. Generelt anbefaler jeg alltid borettslag og sameier å engasjere en kyndig byggeleder som kan ivareta byggherrens interesser og handleplikter. Til dette bruker dere NS 8403 avtale om byggelederoppdrag.
Til slutt vil jeg si at alt for mange byggeprosjekter kommer skjevt ut allerede fra starten av ved at beskrivelsen av oppgaven fokuserer på utførelsesmetode og material/utstyrsvalg og at det velges feil kontraktstruktur og kontraktsvilkår. Dersom løsningen ikke fungerer og det oppstår tvist mellom byggherre, prosjekterende og utførende i en byggherrestyrt entreprise, blir kostnadene til advokater ofte store, samtidig som det blir vanskelig for advokatene å redde byggherren. Det er mange avtale- og kontraktsrettslige regler som griper inn i rehabiliteringsprosjekter, og jeg anbefaler at styret eller de enkelte styremedlemmene innhenter kyndig veiledning i tillegg til å lytte til den innleide konsulenten.
- Les mer om Personlig økonomisk ansvar ved konkurs her.
