ENTREPRISERETTSADVOKATER

En del av Codex Advokat

5 tabber tilbydere ofte gjør

Erfaring fra mange saker om private og offentlige anskaffelser forteller oss at det er noen typiske feil tilbydere gjør når de leverer tilbud. Det fører gjerne til avvisning og i noen tilfeller at tilbyder får en kontrakt de ikke vil ha. Her oppsummerer vi det vi oppfatter som de 5 vanligste tabbene tilbydere gjør.

Av Codex Advokat og Entrepriserettsadvokater.no

3. september 2018

1. Manglende dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav

Tilbyder må dokumentere sine kvalifikasjoner i tråd med de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver stiller, se forskrift om offentlige anskaffelser §§ 8-4 og 17-4. En erfaren tilbyder har gjerne et sett med ferdige dokumenter som kopieres og tas med i alle tilbud. Ikke fullt så erfarne tilbydere, må lage dokumentasjonen fra bunnen av, noe som er en arbeidskrevende jobb.

Vi ser imidlertid at mange «standard pakker» med CVer, erfaringslister og referanselister, bommer i forhold til det oppdragsgiver faktisk etterspør. Det fører noen ganger til at tilbydere blir avvist, selv om de faktisk har de etterspurte kvalifikasjonene.

Det er derfor viktig at tilbyder leser beskrivelsene av kvalifikasjonskravene og svarer på disse helt konkret. Hvert enkelt kvalifikasjonskrav må besvares, og relevant dokumentasjon må vedlegges. Om nødvendig må CVer omformuleres, og referanselister utfylles.

2. Manglende eller for gammel skatteattest

Fra og med 1.7.2015 ble det obligatoriske kravet om å kreve HMS erklæring fjernet. Oppdragsgivere kan likevel kreve slik erklæring fremlagt, og da må selvsagt tilbyderne legge frem erklæringen. Skatt og MVA attesten er fremdeles obligatorisk og må alltid legges frem, se forskriftens §§ 8-7 og 17-4.

Til tider ser vi at tilbyderne glemmer eller legger frem for gamle attester (eldre enn 6 mnd.). Dette er en av de mest unødvendige feilene som kan begås. Oppdragsgiver kan velge å gi en tilleggsfrist for ettersendelse av attester, se § 12-3 og 21-3. Selv om mange mener dette er en plikt regel, at oppdragsgiver plikter å gi en slik tilleggsfrist, kan ikke tilbyderne stole på at feilen kan bli rettet med en tilleggsfrist etter tilbudsfristens utløp.

3. Manglende dokumentasjon på rådighet

Regelverket og offentlige anskaffelser er bygget opp rundt et mål om at tilbyderne skal kunne utvikle seg, bli mer konkurransedyktige og på den måten bidra til at det offentlige får mer og bedre varer og tjenester for skattepengene. I tråd med dette er det fullt lovlig at to eller flere tilbydere går sammen om å levere et tilbud, for på den måten sammen oppfylle kvalifikasjonskravene, ha økonomisk og faglig styrke til å gjennomføre kontrakter den enkelte ikke kan gjennomføre selv, og på den måten få mer erfaring til å opptre alene ved en senere anledning.

Dette kan organiseres på den måten at det opprettes et eget selskap for formålet, som står som tilbyder, og skal benytte seg av resursene i hvert enkelt samarbeidende firma. Det kan også organiseres slik at et av firmaene står som tilbyder, og at det andre skal opptre som underentreprenører for tilbyderen. Mulighetene er mange.

Uansett samarbeidsform er det viktig at tilbyderfirmaet dokumenterer at det har rettslig rådighet over den nødvendige faglige kompetansen og ressursene i de samarbeidene firmaene. Her ser vi at det ofte svikter. Tilbyder A skriver i tilbudet at firma B og C skal utføre bestemte deler av jobben, men dokumenterer ikke at firma B eller C har akseptert en forpliktelse til å gjøre dette for A. Det er her forpliktelseserklæringen kommer inn. Alle firmaer tilbyder skal støtte seg på for å oppfylle kvalifikasjonskravene eller som skal utføre deler av arbeidet under kontrakten, må skrive en erklæring om at tilbyder har rettslig rådighet over den faglige kompetansen og ressursene. I praksis er dette en avtale som forplikter begge parter. Slike avtaler, ofte omtalt som intensjonsavtaler, bør selvsagt formuleres klokt, men dette er egentlig en enkel avtale å skrive.

Vi ser for ofte at tilbydere blir avvist fordi de ikke dokumenterer råderett over de samarbeidende firmaene.

4. Regnefeil / uteglemte poster som stjeler fortjenesten ut av kontrakten

Det bør være unødvendig å nevne det, men det er dumt å glemme å sette pris på enkeltposter i prisskjemaene. Poster som ikke er priset i bygg og anleggskontrakter, skal anses innkalkulert i de andre postene, og tilbyderen har få eller ingen muligheter til å få dekket inn disse postene i ettertid. Likevel ser vi at tilbydere har glemt å prise enkeltposter, noe som fort fører til at hele fortjenesten i kontrakten forsvinner.

En skummel variant av dette er der oppdragsgiver, i en innledende del i konkurransegrunnlaget har skrevet at bestemte arbeider skal prises og medtas under bestemte poster i prisskjemaet. Disse postene kan omhandle noe annet ut fra en ren tolkning av NS 3420 systemet ol, men konkurransegrunnlaget sett i sammenheng kan medføre at tilbyder må akseptere avvik fra NS 3420 systemet og prise eks. trafikkdirigering under rigg og drift posten. Dette blir ofte oversett av kalkulatøren og arbeidet må utføres uten rett til tillegg i pris.

Det er med andre ord veldig viktig å kontrollere at alle arbeider som skal utføres under kontrakten faktisk er priset på en eller annen måte.

5. For lite fokus på kontraktsvilkårene, tilbud på kontrakter tilbyder egentlig ikke ønsker

Er en dårlig kontrakt bedre enn ingen kontrakt? Svaret er ofte nei. På kort sikt kan en kontrakt som ikke gir overskudd, men som sikret at direkte variable kostnader blir dekket, være ok. På lang sikt er det ikke godt nok. Kontrakter skal gi overskudd.

Likevel ser vi gang på gang at tilbydere kjemper om kontrakter de egentlig ikke ønsker, ofte fordi de ikke har sett at kontraktsvilkårene plasserer uvanlig mye risiko og ansvar på tilbyderen. En offentlig oppdragsgiver skal ideelt sett bruke standardkontrakter der disse finnes, se forskriften § 3-11. Private oppdragsgivere står langt friere og både ved offentlige og private anskaffelser ser vi at oppdragsgivere tar inn i kontrakten regler som avviker fra standardkontraktene og som på en ubalansert måte plasserer uforholdsmessig mye risiko og ansvar på tilbyderen. Ser ikke tilbyder dette, er faren stor for at det gis en pris som ikke reflekterer risikoen i kontrakten, og det å vinne en slik kontrakt er ikke noe tilbyder egentlig ønsker.

Vår anbefaling er alltid å undersøke kontraktsvilkårene nøye før jobben prises. Ligger det feller der, må det gjenspeiles i prisen.

Har du spørsmål om private eller offentlige anskaffelser?

Vi bistår klienter over hele landet.

Entrepriseadvokater

Vil du lære mer om oss?

Codex Advokat er et hurtig voksende advokatfirma, med en spesialisert profil. Vi er over 80 medarbeidere, og har en stor eiendom- og entrepriseavdeling på 17 advokater.

Kontakt våre advokater:

Eller still ditt spørsmål her:

Hvorfor velge oss?

  • Din sak i fokus
  • Landsdekkende
  • 20 års erfaring
  • Spesialiserte advokater