Aldri purre på svar
Manglende svar betyr «aksept» i Norsk Standards kontrakter. Entreprenøren skal derfor aldri benytte et skjema der oppdragsgivers aksept etterspørres og entreprenøren skal langt mindre purre på svar på en melding. Meldingen bør ha en dato som svarfrist. Når denne datoen er utløpt skal meldingen anses som akseptert. Våre anbefalte skjemaer kan lastes ned her.
Prinsipp om at manglende svar betyr aksept
Den store forskjellen på om partene har signert på en NS-kontrakt eller ikke, er om manglende svar på en melding om en endring eller et tillegg skal betraktes som en aksept eller ikke. Dette i motsetning til der hvor partene ikke har en signert NS-kontrakt. Med en signert NS-kontrakt er det tilstrekkelig at entreprenøren varslet om at en endring eller et kontraktsavvik medfører krav om tillegg i penger og/eller dager. Svarer ikke oppdragsgiver i tide, skal entreprenøren betrakte det manglende svaret som en bekreftelse på at man er enige.
Dersom entreprenøren har varslet at det kommer et tillegg uten å angi størrelsen på tillegget, betyr manglende svar at oppdragsgiver aksepterer at det kommer et tillegg. Da gjenstår det bare å bli enige om størrelsen på tillegget.
Dersom entreprenøren både har varslet at det kommer et tillegg, og kravet er presisert i kroner/ dager, vil manglende svar bety at partene er enige både om at det er et berettiget tillegg og størrelsen på tilleggskravet.
Oppdragsgivers svarfrist – normalt mellom 5 og 14 dager
Når oppdragsgiver mottar et varsel om en endring eller et tillegg fra entreprenøren, skal oppdragsgiver protestere på kravet «uten ugrunnet opphold» dersom han er uenig i kravets berettigelse. Protesten kan være at entreprenøren har rett på tillegg eller at han er uenig i beregningen på størrelsen på tillegget.
Entreprenøren har rett til – og det anbefales – å sette en svarfrist for oppdragsgiver. Denne svarfristen bør normalt aldri settes lengre enn 14 dager. Vår anbefaling er å sette en svarfrist på 5 arbeidsdager når det varsles at det kommer et tillegg (Vårt varslingsskjema 1) og 14 hverdager om oppdragsgiver også skal vurdere den prisen som kreves (Vårt skjema 2). I en del situasjoner vil det være aktuelt med svarfrist som er kortere enn 5 dager, men da bør oppdragsgivers kontaktperson også varsles telefonisk om at det er nødvendig med en kort svarfrist.
En svarfrist på 21 dager vil etter min oppfatning alltid være for lenge. Dersom oppdragsgiver mener svarfristen er for kort, må han likevel kreve en forlenget frist innen den frist entreprenøren har satt. Har entreprenøren ikke satt en dato for når eventuelle protester må være mottatt, vil fristen oppdragsgiver har til å svare måtte vurderes konkret for det enkelte varsel. En mulig protest mot et krav som entreprenøren har fremmet senere enn 14 dager etter at varselet er mottatt, vil i normale tilfeller bli vurdert som fremmet for sent.
Entreprenøren ber om svar eller purrer på svar
Entreprenøren bør aldri benytte et varslingsskjema der det etterspørres oppdragsgivers signatur på at oppdragsgiver aksepterer tillegget. Det vil være i strid med de kontraktsvilkårene partene har signert på. Da bør partene i stedet i selve kontrakten avtale at ingen tillegg er aksepterte før oppdragsgiver har foretatt en skriftlig bestilling. Avtaler partene skriftlig bestilling bør partene samtidig bli enige om at en revidert tegning eller en uformell bestilling av en endring/tillegg aldri skal måtte iverksettes før den skriftlige bestillingen foreligger.
I standard NS-kontrakter står det at entreprenøren skal påstarte en endring basert på en uformell bestilling uten at det kreves skriftlig bestilling. Dette bør endres i avtalen mellom partene slik at entreprenøren da aldri plikter å starte på en uformell bestilling som ikke er akseptert. Entreprenøren må heller foreta stansing eller omorganisere og kreve dekket irrasjonell drift frem til skriftlig aksept er mottatt.
Det vil virke på samme måte dersom entreprenøren purrer på svar. Ber entreprenøren om aksept på sitt varsel og får det, er det utmerket så lenge entreprenøren får aksepten. Problemet oppstår når oppdragsgiver ikke får svar på et varsel om en endring. Har partene da – ved handling (konkludent adferd) – etablert en ny rutine med at det alltid skal foreligge aksept før en endring skal iverksettes og har entreprenøren bare rett til betaling dersom det foreligger en aksept?
Det må legges til grunn at på ett eller annet tidspunkt har partene en så gjennomført prosedyre på at det skal avventes med at det mottas en aksept at entreprenøren ikke lengre kan påberope seg manglende svar en godkjennelse av tilleggskravet. I denne situasjonen har entreprenøren plikt til å utføre et tilleggsarbeide ved en uformell bestilling («Irregulær endringsordre»), men ingen rett til å få betaling før oppdragsgiver eventuelt aksepterer tillegget. Det bringer i så fall en vesentlig ubalanse inn i kontraktsforholdet og bør unngås.
Skjemaer for korrekt håndtering av endrignsmeldinger
Codex Advokat har utarbeidet skjemaer som gjør at både entreprenør og oppdragsgiver enklere kan håndtere endringsmeldinger korrekt. Disse skjemaene kan lastes ned og brukes uten kostnad for den enkelte virksomhet. Det er utarbeidet egen skjemaer for de ulike kontraktene. Det gjelder NS 8405, NS 8406 og 8407 samt for underentreprisekontraktene NS 8415 og NS 8417.
I tillegg til selve skjemaene finnes det egne sjekklister for de samme kontraktene slik at virksomheten kan ha klare rutiner og prosedyrer for gjennomføring av hver enkelt kontrakt. Disse sjekklistene er delt inn hva partene skal ha kontroll på (1) Før fysisk oppstart, (2) Ved gjennomføring av kontrakten (3) ved overtagelse og sluttoppgjør og (4) i Reklamasjonsperioden. Disse sjekklistene kan også fritt lastes ned til bruk i den enkelte virksomhet.
Ønsker oppdragsgiver eller entreprenør eller oppdragsgiver utarbeidet egne skjemaer tilpasset den enkelte virksomhet, og med egen logo, kan disse tilpasses etter egen avtale.
Oslo, 27. februar 2014
Helge A. Tryti
Advokat/partner
