Den vanligste feilen er at oppdragsgiver ikke gjentar de protester han tidligere har fremmet. Dersom disse ikke er gjentatt innen fristen skal entreprenøren anses tidligere fremmede protester som frafalt. Har entreprenøren en innleid prosjektleder etter NS 8401 eller NS 8402, har prosjektlederen ikke rett til å overse en forsinket protest uten å ha skriftlig samtykke fra sin oppdragsgiver.
1. Oppdragsgivers frist til å komme med innsigelser til sluttoppgjøret
Når oppdragsgiver har mottatt sluttoppgjøret fra entreprenøren i en entreprisekontrakt i NS 84xx-serien, har oppdragsgiver en formell frist på 2 måneder fra sluttoppgjøret er mottatt med å komme med sine protester mot de krav som er fremmet.
Som tidligere nevnt må alle krav entreprenøren mener å ha fremgå av sluttoppgjøret. På samme måte må alle de protester oppdragsgiver måtte ha fremgå av oppdragsgivers innsigelser til sluttoppgjøret. Det er oppdragsgivers prosjektleder som må sørge for at protestene kommer innen denne fristen.
Fristen er absolutt slik at en protest som er fremkommet en dag for sent skal entreprenøren avvise. Har entreprenøren en innleid konsulent som prosjektleder, vil prosjektlederen kunne gjøres erstatningsansvarlig dersom han lar være å avvise en protest som er mottatt senere enn 2 måneder etter at sluttfakturaen er mottatt.
2. Tidligere protester må gjentas
Dersom oppdragsgiver ikke har gjentatt en tidligere fremsatt protest mot et tilleggskrav, kan oppdragsgiver legge til grunn at den tidligere protesten er frafalt. Dette er en svært vanlig feil fra oppdragsgiver.
Entreprenøren forutsettes å vurdere tidligere fremsatte – men ikke betalte – tilleggskrav på nytt når sluttfakturaen fremsendes. Dersom tidligere ikke betalte tillegg ikke gjentas, anses ikke gjentatte tilleggskrav som revurdert og frafalt.
På samme måte plikter oppdragsgiver å revurdere sine tidligere fremsatte protester på tilleggskrav. Dersom oppdragsgiver ikke gjentar sin tidligere fremsatte protest, har entreprenøren rett til å anses at oppdragsgiver har vurdert sin protest på nytt og har valgt å frafalle protesten. Tilleggskravet skal derved anses som uomtvistet og skal derved gjøres opp umiddelbart. Det skal rett og slett legges til grunn av oppdragsgiver har ombestemt seg selv om han kanskje aldri så mye har protestert tidligere.
3. Oppdragsgivers frist til å fremme krav om dagmulkt og erstatning
Det er tilstrekkelig om oppdragsgiver fremmer krav om dagmulkt selv om dagmulktskravet fremmes første gang som innsigelse til sluttoppgjøret. Husk i den anledning at selv om fremdriftsplanen er endret til en senere sluttdato, er ikke datoen for når dagmulkten begynner å løpe flyttet. Skal også den dagmulktsbelagte fristen flyttes, må det konkret avtales uavhengig av hva som står i en revidert fremdriftsplan.
Mener oppdragsgiver at han har motkrav i form av erstatning eller annet, må disse også fremmes innen 2 måneders fristen til å fremme innsigelser mot sluttoppgjøret. Erstatningskrav som fremmes senere enn dette kan avvises med den begrunnelse at disse er fremmet for sent.
4. Tvisten er definert
Systemet er bygget opp under at når sluttoppgjør er utarbeidet og innsigelser til sluttoppgjøret er mottatt, er den uenighet som måtte foreligge definert.
Ingen av partene skal kunne komme med nye krav eller nye protester eller motkrav etter dette tidspunkt.
Derved er tvisten definert, og da har entreprenøren en frist på mindre enn 4 måneder til å ta ut forliksklage eller stevning for at tilleggskrav ikke skal kunne avvises som prekludert.
5. Erstatningsansvar mot innleide prosjektleder
Det er ikke uvanlig at prosjektlederne både på oppdragssiden og på entreprenørsiden er eller blir gode venner i løpet av prosjektet. Da kan de finne det vanskelig å påberope seg at en av partene ikke har respondert i tide.
Prosjektlederen har imidlertid som en av sine viktige oppgaver å forvalte den entreprisekontrakt partene har blitt enige om. Prosjektlederen vil da ikke har rett til å overse at et tillegg ikke er gjentatt eller at en tidligere protest ikke er gjentatt.
En innleid prosjektleder kan gjøres erstatningsansvarlig dersom han ikke protesterer på selv en mindre oversittelse av de frister som gjelder for sluttoppgjøret. Ønsker han å overse oversittelsen, kan han ikke gjøre det uten å innhente samtykke fra sin oppdragsgiver. Slikt samtykke bør være skriftlig.
Dersom det i etterhånd viser seg at en innleid prosjektleder har latt være å påberope seg en oversittelse, vil han kunne gjøres ansvarlig for det tapet han derved har påført sin oppdragsgiver i inntil 3 år etter at sluttoppgjøret er gjennomført.
