Innholdet i artikkelen
- Betydningen av en god kontrakt i samspillsentreprisene
- Betydningen av god prosjektledelse i samspillsentreprisene
- Prosjekteier, styringsgruppe, prosjektleder, prosjektgruppe, ressurs- og referansegruppe
Betydningen av en god kontrakt i samspillsentreprisene
Tenk deg at du ønsket å gjennomføre et bygg- eller anleggsprosjekt og bruke samspill som gjennomføringsmodell. Du ønsker da selvsagt kontraktsvilkår både byggherre og entreprenør forstår og som sikrer klarhet med tanke på hvem som har ansvaret dersom det viser seg at resultatet ikke blir som forventet. Eller sagt på en annen måte, du ønsker vel ikke en kontrakt som gjør byggherren og entreprenøren solidarisk ansvarlig for byggefeil eller uheldige byggherrekrav?
Samspillskontrakter handler ikke om å gjøre partene solidarisk ansvarlig for alle kostnader. Samspillskontrakter handler om å sikre at de beste ideene blir synliggjort og hensyntatt. Vi må ikke rote det til med uklare ansvarsregler som gjør at partene sitter igjen med større ansvar enn det trodde de hadde tatt på seg.
Velg kontraktsvilkår både byggherren og entreprenør forstår uten å komplisere unødvendig
Vi har studert mange samspillsentrepriser på Doffin.no, og ser at det er stor, nærmest enorm variasjon i hvilke kontraktsvilkår byggherrene har bestemt skal gjelde mellom partene. Mange kontrakter er tenkt basert på NS 8407 alene, uten justering for de spesielle behov en samspillsmodell innebærer. Det er en uklok beslutning. Andre bruker NS 8401 i fase 1, en kontraktstandard som kanskje ikke er den mest hensiktsmessige i en prosess hvor partene skal samarbeide med å kartlegge og prise muligheter og risiko frem til partene når en akseptabel oversikt over byggherrens krav og gjenværende risiko. Hvor mye arbeid dette krever, vet partene først når jobben er gjort. Da er NS 8401 med fast pris ikke den mest hensiktsmessige NS standarden. Atter andre velger 100% skreddersydde kontraktsvilkår som er så kompliserte og uoversiktlige at partene har problemer med å forstå dem.
Vår erfaring er at byggherrene må bli flinkere til å velge kontraktsvilkår. Kontraktsvilkår som både byggherren og entreprenøren forstår. Som i tilstrekkelig grad fordeler ansvar og risiko tilpasset samspillsmodellen. Og som ikke unødvendig kompliserer kontrakten. Byggherrene må bli tøffere til å velge enklere kontraktsvilkår.
I dag vet vi så mye om samspill som gjennomføringsmodell at vi er i stand til å lage samspillskontrakter som fungerer fint i små prosjekter på noen millioner kroner, i mellomstore og store prosjekter. Vi vet også at jo større prosjektet er, jo flere særlige vilkår bør inn i kontraktene. Men generelt kan prosjekter opp til flere hundre millioner kroner gjennomføres med samspillskontrakter som er så enkle at partene langt på vei kan gjennomføre prosjektene selv, uten omfattende bistand fra samspillsrådgivere.
Samspillskontrakter er nemlig langt enklere enn de fleste tror.
Betydningen av god prosjektledelse i samspillsentreprisene
Tør du starte en samspillsentreprise kun med en god kontrakt i bunnen, uten å sikre en hensiktsmessig organisering av arbeidet? Det bør du ikke. God prosjektledelse er viktig i alle bygg- og anleggsprosjekter, men i samspillsprosjekter er sammenhengen mellom kontraktsvilkår og prosjektledelse enda viktigere.
Det er ofte lite advokatene kan gjøre for å redde stompene når partene har brutt handleplikter og med det tapt krav og innsigelser
Som advokat opplever vi gang på gang byggherrer og entreprenører som er uenige om ansvar og krav. Advokatene blir trukket inn for å bistå med selve tvisteløsningen. Men det er ofte lite advokatene kan gjøre for å redde stompene når partene har brutt handleplikter og med det tapt krav og innsigelser. I stedet for å bruke penger på advokat etter at tvistene er et faktum, er det normalt vel anvendte penger å bruke dem på god prosjektledelse i forkant. Prosjektledelsen skal nemlig blant annet sikrer at partene ikke bryter handleplikter og taper krav og innsigelser.
God prosjektledelse handler om flere forhold. Det handler om det gjennomføre prosjektet rent byggetekniske. Det vil si utarbeidelse av beskrivelser og krav til entreprenørene, inngåelse av kontrakter, koordinering av prosjektering, prosjektering og utføring, fremdriftskontroll og økonomi, helse miljø og sikkerhet. God prosjektledelse handler også om å hjelpe til og sikre at partene oppfyller handleplikter i kontrakten, at de har løpende dialog som sikrer at partene får ivaretatt sine egne interesser og hjelpe den andre part der det er hensiktsmessig.
I samspillsprosjekter er det å sikre god prosjektledelse enormt viktig. Entreprenørene blir involvert tidlig, allerede før byggherren har definert de krav og funksjonskrav entreprenøren skal oppfylle i fase 2. Når byggherre og entreprenør skal sitte «rundt det runde bord» på denne måten og kartlegge og prise muligheter og risiko er det fort gjort å miste oversikten over hvem som besluttet hva. Det kan i ytterste konsekvens føre til at partene får en form for solidarisk ansvar for at resultatet ikke ble som forventet, stikk i strid med intensjonen i kontraktsvilkårene. Vi kan derfor ikke understreke nok hvor viktig god prosjektledelse er for å unngå at partene tåkelegger ansvaret kontraktsvilkårene har oppstiller. Rotes det til «rundt det runde bord», er det ofte lite advokatene kan gjøre i ettertid, selv om kontraktsvilkårene isolert sett er klare og tydelige.
Byggherrene har tradisjonelt trukket seg noe tilbake fra og med det tidspunkt entreprenørene kommer på banen, men i samspillsprosjekter blir det helt feil. Byggherren må være like aktiv i fase 1 av et samspillsprosjekt som i arbeidet med å utarbeide et konkurransegrunnlag i et tradisjonelt prosjekt. Det å sikre at partene setter av tilstrekkelig med ressurser i fase 1 er en av de viktigste oppgavene for prosjektledelsen i samspillsprosjekter.
Prosjekteier, styringsgruppe, prosjektleder, prosjektgruppe, ressurs- og referansegruppe
Så, hvordan organiserer vi prosjektledelsen i samspillsprosjekter? Prosjektledelse i samspillsprosjekter er egentlig som annen prosjektledelse. Det er snakk om å lede flere mennesker mot et unikt mål. Dette forutsetter at det etableres en mål-tilpasset prosjektorganisasjon med hensiktsmessig størrelse og et hensiktsmessig utvalg av ressurser for å løse oppgaven.
Den klassiske måten å organisere prosjektarbeid er å peke ut en prosjekteier, en styringsgruppe, en prosjektleder, prosjektgruppe, en ressurs- og referansegruppe. De som har erfaring fra klassisk prosjektarbeid basert på en slik metodikk vil med en gang kjenne seg igjen, og det er bra. Da unngår vi å gjøre dette mer komplisert enn nødvendig. Men vi understreker at det er viktig å ikke underdimensjonere prosjektorganisasjonen.
Prosjekteier bør alltid være den person hos byggherren, som har størst interesse i at prosjektet blir vellykket, og som samtidig har fullmakt til å treffe alle avgjørelser som er nødvendig for gjennomføringen av prosjektet.
Styringsgruppen bør være 2 til 4 personer fra både byggherren og entreprenør, som sammen kan treffe alle avgjørelser som er nødvendig for å gjennomføre prosjektet, herunder løse opp i uenigheter i prosjektgruppen. Partene bør se på det å ha en sterk styringsgruppe som en forsikring. Dersom du ikke har den, kan du nesten være sikker på at du får bruk for den.
Prosjektleder bør normalt være en person fra entreprenøren, men dette må vurderes konkret. Prosjektgruppen bør bestå av personer som skal jobbe med prosjektet på daglig basis i en viss periode. Prosjektgruppen bør bestå av personer både fra byggherresiden og entreprenørsiden.
Ressursgruppen skal bestå av personer som på en eller annen måte kan bidra positivt til prosjektet med gode ideer etc. Referansegruppen skal typisk bestå av brukergrupper, eller andre som kan gi støtte til prosjektleder og prosjektet.
Vi går ikke nærmere inn på selve prosjektarbeidet her, men understreker viktigheten av å etablere god prosjektledelse i samspillsprosjekter.
God prosjektledelse er like viktig som gode kontrakter, og det er bare gjennom sammenhengen mellom de avtalte kontraktsreglene og prosjektledelsen det fulle potensialet i samspillsprosjekter kan hentes ut på en trygg måte.
Vi bistår med planlegging og gjennomføring av alle typer samspillskontrakter. Har du spørsmål kan du ta kontakt med vår ansvarlige innen samspill.
