Avslutning og reklamasjon i entrepriser – regler, frister og håndtering av tvist

Avslutningen av et byggeprosjekt er ofte like krevende som selve byggingen.

Mens byggefasen handler om produksjon, handler avslutningen om kontroll, oppgjør og reklamasjon.

I denne fasen møtes ofte uenighetene om hva som faktisk er levert, hvilke feil som foreligger, og hvorvidt byggherre har betalt det han skal.

Her avgjøres også om partene håndterer tvisteprosessen korrekt – eller risikerer å tape krav fordi frister ikke følges.

Tvister i entrepriser deles gjerne i to:

1. Tvister under byggeperioden, og
2. Tvister etter overtakelsen.

Disse oppstår typisk når byggherre mener:

• Arbeidet er forsinket,
• Kvaliteten er så dårlig at det ikke kan rettes opp, eller
• Entreprenøren krever for mye betalt (fortung fakturering).

Entreprenøren på sin side kan mene at byggherre:

• Ikke betaler som avtalt,
• Ikke medvirker slik kontrakten krever, eller
• Krever endringer uten å betale for dem.

Disse oppstår oftest når byggherre mener at:

• Det foreligger mangler etter overtakelse, eller
• Sluttoppgjøret er feil.

Entreprenøren vil ofte mene det motsatte – at alt er levert i henhold til kontrakt, og at byggherre reklamerer for sent.

De fleste NS-kontrakter har klare regler for hvordan tvister og reklamasjoner skal håndteres. Å følge dem fra første dag er avgjørende for utfallet.

Tommelfingerregel nr. 1:

Kommunikasjon og skriftlighet.

All kommunikasjon skal kunne dokumenteres.

Alle endringer, reklamasjoner, forbehold og svar må foreligge skriftlig.

E-post, varslingsskjemaer, møtereferater og brev er bevis i en senere tvist.

Stans i kommunikasjonen – eller muntlige avtaler uten dokumentasjon – fører nesten alltid til tap av krav.

Send oss en henvendelse under, så tar vi kontakt.

I NS 8405, NS 8415, NS 8406 og NS 8416 reguleres reklamasjon ved mangler i egne punkter om sluttoppgjør og mangelskrav.

Hovedreglene er:

• Reklamasjon må fremsettes uten ugrunnet opphold etter at mangelen ble oppdaget.
• Etter sluttoppgjør, må eventuelle innsigelser fremmes innen 2 måneder fra mottak av sluttoppstillingen.
• Etter overtakelse må byggherre reklamere innen rimelig tid og senest innen 5 år (standard garantitid).

I NS 8406 (forenklet kontrakt) gjelder tilsvarende prinsipper, men uten preklusive varslingsregler – unntatt for sluttoppgjør.

For forbrukerforhold gjelder bustadoppføringslova §§ 30 og 31. Forbruker må reklamere innen rimelig tid, og senest innen 5 år etter overtakelse. Ved arbeid på ny bolig er reklamasjon både en rett og en plikt – reklameres det for sent, tapes kravet.

Ved arbeid på eksisterende bygg regulerer håndverkertjenesteloven § 22 reklamasjonsfristen.

Forbrukeren må reklamere innen rimelig tid, senest to år etter at arbeidet er fullført.

I praksis oppstår mange tvister i forbindelse med sluttoppgjør.

Her gjelder egne formelle krav etter NS-kontraktene:

• Entreprenør skal sende sluttoppstilling som viser alle krav, forbehold og tidligere varsler.
• Byggherre må svare innen 2 måneder.
• Uteblir svar, anses sluttoppgjøret som akseptert.

Etter dette kan entreprenøren ikke fremme nye krav – og byggherre kan ikke reise nye innsigelser.

Her gjelder ingen formell preklusjon, men partene må likevel reklamere innen rimelig tid.

Forsinket reklamasjon kan avvises etter alminnelige lojalitetsregler.

Mange entreprenører mottar reklamasjoner som er både for sene og fremsatt av feil part.

Disse må håndteres korrekt for å unngå å gi motparten rettigheter han ikke har.

I prosjekter etter bustadoppføringslova, hvor entreprenør har solgt boliger i et fremtidig borettslag eller sameie, gjelder følgende:

• Mangler ved fellesareal: Styret i borettslaget kan reklamere etter bustadoppføringslova § 1a tredje ledd. Kjøperen (andelseieren) kan også reklamere.
• Mangler ved den enkelte bolig: Bare kjøperen selv kan reklamere. Styret har ikke rett til å reklamere uten skriftlig fullmakt fra kjøper.

I eierseksjonssameier kan kun den enkelte sameier reklamere, også ved feil på fellesarealene.

Dette følger av Rt. 2005 s. 1046, hvor Høyesterett slo fast at styret ikke har reklamasjonsrett.

Dersom reklamasjonen fremmes av feil rettssubjekt, bør entreprenøren:

1. Bekrefte mottak av reklamasjonen skriftlig.
2. Ta uttrykkelig forbehold om å avvise reklamasjonen som grunnløs og for sent fremsatt.
3. Unngå å gå inn i realitetsdrøftelser før forbeholdet er gitt.

Gjør entreprenøren dette, bevarer han retten til å avvise reklamasjonen senere.

Den parten som kan dokumentere sin sak, vinner oftest.

Alle kontraktsdokumenter, varsler, møtereferater og e-poster må samles og oppbevares systematisk.

• Samle alle avtaler og brev kronologisk.
• Oppbevar tilbud, endringsordrer, overtakelsesprotokoller og sluttoppstilling.
• Sørg for signerte protokoller ved overtakelse.
• Dokumenter kommunikasjonen løpende – spesielt ved reklamasjoner.

Har du ikke dokumentasjon, har du i praksis heller ingen sak.

Når tvisten oppstår, bør du kontakte advokat tidlig.

En advokat med erfaring fra entrepriserett vurderer kontrakt, dokumentasjon og reklamasjon for å bygge riktig strategi.

Advokatens rolle:

• Kartlegger tvistepunkter og bevis
• Avklarer styrker og svakheter i saken
• Hjelper deg å formulere korrekte svar og forbehold
• Bistår i forhandlinger eller ved rettssak

I tillegg bør advokaten bistå med å innhente fagkyndig rapport – særlig ved tekniske mangler.

Rapporten må utarbeides av en uavhengig og troverdig sakkyndig, og bør bestilles etter at advokaten har vurdert sakens behov.

De fleste tvister løses gjennom forhandlinger.

Men for å oppnå et godt resultat må entreprenøren ha sterk forhandlingsposisjon, som oppnås ved:

• Dokumentasjon,
• Klare forbehold, og
• Saklig og profesjonell opptreden.

Saker som ender i retten, avgjøres ofte av små formelle forskjeller – ikke nødvendigvis realiteten i arbeidet.

God saksforberedelse og korrekt reklamasjonshåndtering er derfor nøkkelen til å vinne frem.

1. Les kontrakten – finn reglene for reklamasjon, sluttoppgjør og frister.
2. Kommuniser skriftlig – alltid.
3. Varsle og dokumenter eventuelle mangler eller krav umiddelbart.
4. Ta forbehold om å avvise reklamasjoner som grunnløse eller for sent fremsatt.
5. Ikke drøft realiteten uten forbehold – da kan du miste retten til å avvise.
6. Få advokatbistand tidlig – særlig i saker med store verdier eller kompliserte kontrakter.
7. Vurder fagkyndig rapport for å styrke bevisene.

Hos Codex Advokat får du bistand fra advokater som daglig arbeider med sluttoppgjør, reklamasjon, NS-kontrakter og bustadoppføringslova.

Vi bistår både entreprenører, byggherrer, borettslag og sameier med å løse tvister effektivt og profesjonelt.