Organiser i tråd med en prosjektmodell
Det vil si at arbeidet med å løse oppgaven organiseres i tråd med en generell prosjektmodell. Oppgaven deles opp i minst to mindre faser eller underprosjekter; et forprosjekt og et hovedprosjekt. Avhengig av hvor stort og komplisert byggeprosjektet forventes å bli kan prosjektet deles inn i ytterligere faser og underprosjekter.
Hver fase eller underprosjekt avsluttes med en milepæl og en beslutning om prosjektet skal gå videre eller ikke. Det er viktig at prosjektlederen som får oppgaven med å gjennomføre et forprosjekt eller prosjekt gis et klart mandat eller oppgavebeskrivelse, og en tilstrekkelig økonomisk og tidsmessig ramme.
Det er også viktig at prosjektleder får klar beskjed om hvem vedkommende rapporterer til, typisk styret, hvem prosjektlederen kan bruke som diskusjonspartnere (styringsgruppe som består av et utvalg beboere og eksterne ressurspersoner, kanskje betalte konsulenter), og hvem som skal holdes orientert om fremdriften i forprosjektet. Det er lurt å lage en plan for når statusrapporter skal sendes og hvem som skal motta dem.
Fra idé til forprosjekt
Før det er naturlig å snakke om et prosjekt, vil det være en fase hvor små og store behov blir presentert for styret. Det kan være alt fra enkel vedlikeholdsoppgaver, større rehabiliteringsoppgaver, utvidelse av bygningsmassen eller endring av uteområdene.
Før styret presenterer treffer endelig beslutning om gjennomføring av tiltaket, og om nødvendig legger saken frem for generalforsamlingen eller sameiermøtet, bør styret som et minimum ha laget en presentasjon av saken og det bør så langt styret har nok opplysninger sies noe om:
- Hva er problemet med dagens løsning?
- Hvilken løsning ønsker vi oss?
- Bør andre problemer løses samtidig?
- Hvilke alternative løsninger finnes, pris og tidsramme?
- Hvilken av alternativene er best?
- Hvordan skal vi implementere og finansiere valgt løsning?
Mangler spørsmålene gode svar, er det et tegn på at det er behov for ytterligere saksforberedelser. Vi anbefaler at styret i så fall oppretter et prosjekt som får et mandat og ansvar for å leverer et forslag tilbake til styret. Krever tiltaket generalforsamlingens eller sameiermøtets samtykke, må samtykke innhentes før prosjektet opprettes.
Forprosjektets mandatet bør omfatte:
- Grundig utredning av spørsmålene ovenfor
- Budsjett eller kostnadsramme
- Tidsfrist for delrapportering og endelig rapport til styret eller generalforsamlingen
- Hvorvidt styret skal ha fullmakt til å håndtere saken videre og hvilke beslutninger som må treffes av generalforsamlingen eller sameiermøtet.
(Husk at økonomi og tid er faktorer som påvirker kvaliteten på arbeidet)
Forprosjektet leverer sin anbefaling til styret som legger den frem for generalforsamlingen eller sameiermøtet. Er det et uvanlig tiltak, må borettslaget / sameiet forholde seg til de regler som gjelder for denne type beslutninger.
Her kan du lese mer om ulike temaer forprosjektet typisk må ta stilling til og gi sin anbefaling i forhold til.
