God kontrakt
Det viktigste er selvsagt å ha en god kontrakt i bunnen og følge den gjennom byggeprosjektet. Men, når tvisten er et faktum er det for sent å tenke på hvordan kontrakten burde ha vær. Da må entreprenøren i stedet gjør det beste ut av situasjonen, med den kontrakten han har og ut fra det partene har gjort frem til tvisten oppsto. Hvordan skrive gode kontrakter er et tema i seg selv, som ikke behandles her.
Ulike tvistetyper krever ulike grep
Tvister kommer i mange former. Tvister oppstår enten i løpet av byggeperioden eller etter overtakelsen.
Oppstår tvisten allerede i byggeperioden er det typisk fordi byggherre mener:
- Det foreligger forsinkelse
- At arbeidet er så dårlig at de umulig kan bli bra til slutt, eller
- At entreprenøren krever for mye betalt (fortung fakturering).
Entreprenøren på sin side kan mene at byggherre ikke betaler eller ikke medvirker slik han skal etter kontrakten.
Det kan også oppstå uenighet om endringer, hvorvidt et arbeid byggherre ønsker utført er innenfor eller utenfor entreprenørens ansvar under kontrakten.
Oppstår tvisten etter overtakelse, er det typisk fordi byggherre mener:
- At det er mangler ved arbeidet, eller
- At entreprenøren krever for mye betalt.
Entreprenøren på sin side kan mene han ikke har fått betalt det han har krav på.
God tvistehåndtering krever kunnskap om kontraktens regler
De fleste kontrakter har regler for hvordan tvister skal håndteres. Derfor er det viktig å kjenne kontraktens regler for å kunne håndtere tvisten på en god måte. Gjennom utviklingen av standard kontrakter har det utviklet seg et sett med gode metoder for å håndtere ulike situasjoner.
1. Partene må kommunisere – skriftlighet sikrer etterprøvbarhet
I moderne byggekontrakter er tommelfingerregel nr. 1 at partene må kommunisere. Stopper partene å kommunisere, blir det nesten garantert tvister. Entreprenøren skal kommunisere skriftlig og ofte med formelle varsler. Entreprenøren må varsle skriftlig når han mener han blir pålagt noe som faller utenfor kontrakten, når han vet hva dette vil koste eller hvor lang tid det vil ta, når han vil si i fra at byggherre har svart for sent etc. etc.
Kommunikasjon er så viktig at tvister kan bli løst mot den part som ikke kan bevise at han har kommunisert. Entreprenøren kan tape dersom han han ikke kan bevise at han har varslet, byggherren kan tape dersom han ikke kan bevise at han har bedt entreprenøren stoppe et arbeid eller protestert på et varsel. Derfor må kommunikasjonen komme til syne gjennom skriftlighet, på varslingsskjemaer, i møtereferater, e-poster og brev.
1. Ta alltid forbehold om å avvise krav som grunnløse, at det er reklamert for sent etc.
En god tommelfingerregel nr. 2 at partene skal opptre formelt korrekt, saklig og respektfullt ovenfor hverandre.
Reklamerer byggherre på noe han mener er en mangel eller en forsinkelse, skal entreprenøren alltid ta forbehold om å avvise reklamasjonen som grunnløs, at det er reklamert for sent, at forsinkelsen skyldes forhold byggherren selv er ansvarlig for etc.
Tar ikke entreprenøren slikt forbehold og i stedet deltar i diskusjoner om kravenes realitet, kan det føre til at entreprenøren taper retten til å avvise kravet. Vi kaller det realitetsdrøftelser. Har entreprenøren tatt slikt forbehold, kan han drøfte med byggherre hvorvidt forholdet er en mangel eller ikke, eller om han er forsinket eller ikke.
Har for eksempel byggherren fremmet innsigelser mot sluttfakturaen mer enn 1 til 2 måneder etter at sluttfakturaen ble sendt, har byggherren normalt tapt retten til å protestere på sluttfakturaen. Entreprenøren må da ikke starte diskusjoner rundt berettigelsen av innsigelsen uten først å ha tatt forbehold om å avvise innsigelsen som for sent fremmet.
2. Kontroll på dokumentasjonen i saken
Løsningen på tvistene ligger normalt i avtaledokumentene. Entreprenøren må derfor ha god kontroll på alle avtaledokumentene fra starten av. Med avtaledokumenter sikter jeg her til dokumenter som viser hva partene har avtalt. Det kan være brev, e-post ol, mellom partene før avtalen ble inngått, tilbudsgrunnlag fra byggherren, tilbudet fra entreprenøren, møtereferater fra før avtale ble inngått og gjennom byggeperioden, aksepten fra byggherre, kontraktsdokumentet dersom slikt finnes, endringsordrer fra byggherre, varsler om endring fra entreprenøren, befaringsprotokoller, overtakelsesprotokollen, sluttfaktura og sluttoppsettet, byggherrens svar på sluttoppgjøret og etterfølgende korrespondanse mellom partene.
Noen ganger finnes alle disse dokumentene, noen ganger er det smått med dokumenter. I den grad dokumentene finnes, må entreprenøren samle dem ha kontroll på dem. En god tommelfingerregel er å samle sentrale dokumenter i tidskronologisk rekkefølge. Det er enkelt og oversiktlig.
Det hjelper ikke å si at noe er avtalt, når motparten bestrider det og det ikke finnes dokumentasjon på at det er avtalt.
- Les mer om: Tilbudet, det viktigste avtaledokumentet
3. Snakk med advokat
Gjelder tvisten et betydelig beløp, og du ikke har kontaktet advokat tidligere, er det på tide å snakke med advokat nå. Advokatens jobb er å bistå med å få oversikt og kontroll på tvistepunktene og avtaledokumentene i saken som kan kaste lys over partenes rettigheter og plikter. Advokaten skal gi entreprenøren en vurdering av sakens styrke og hjelpe entreprenøren med å forberede saken for en best mulig forhandlingsposisjon. Det betyr at:
- Åpenbart rettmessige krav fra byggherre aksepteres,
- Tvilsomme krav avvises og
- Det faktiske og rettslig grunnlag for avvisningen klargjøres og bevis sikres.
God forhandlingsposisjon er ikke noe du uten videre har. Det er noe du får ved å håndtere tvisten riktig fra starten av.
En vellykket forberedelse av saken kan lede til et raskt og godt forlik. Blir saksforberedelsen trøblete, faktum forblir uoversiktlig og uklart, økonomiske krav vanskelig å forstå og beregne etc. kan resultatet fort bli dårligere. Både advokaten og entreprenøren må være aktive i denne fasen.
4. Fagkyndig rapport
En av advokatens viktigste oppgaver er å bistå med å hente inn fagkyndige rapporter som kaster lys over de tekniske spørsmål tvisten reiser. Det er imidlertid av største viktighet at den fagkyndige har tilstrekkelig troverdighet, og at han selvsagt belyser de riktige tvistespørsmålene. Det hjelper ikke noe å bruke penger på en fagkyndig som ikke har høyere troverdighet enn motpartens fagkyndig. Det å innhente fagkyndige rapporter er med andre ord en kritisk suksessfaktor, og advokaten har her en nøkkelrolle.
Innhenting av fagkyndig vurdering bør derfor avventes til advokaten har fått satt seg inn i saken. Advokaten bør deretter være med på å velge fagkyndig og formulere oppgavebeskrivelsen for den fagkyndige.
5. Forhandling eller rettsak
Håndteres tvisten godt fra starten av, vil det ofte føre til at saken løses i minnelighet. Hvor langt partene skal strekke seg for å løse saken i minnelighet beror på en totalvurdering hvor mange hensyn må vektlegges: Sakens styrke rettslig og bevismessig, tvistebeløpets størrelse, prosessøkonomien i saken, kommersielle hensyn så som renommé i markedet etc.
Hva som er best i hver enkelt sak må advokaten og entreprenøren finne ut av sammen.
